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Interview sur la DSN : « Toute la culture de la relation client-gestionnaire paie est à revoir »

denisbillmannhChaque semaine, le Journal Actuel Expert-Comptable interview un professionnel sur une question d’actualité. Denis Billmann, superviseur paies à la Fiduciaire du Bas-Rhin, témoigne de la difficile mise en place de la déclaration sociale nominative (DSN) dans son cabinet et des impacts sur les collaborateurs.

La déclaration sociale nominative (DSN) devient progressivement obligatoire dans les entreprises. Comment votre cabinet s’organise-t-il au niveau du service paie ?

Tout le monde met la main à la patte [le service paie regroupe 13 personnes, sur les 80 que compte le cabinet, ndlr]. Chacun est responsable de son portefeuille, de son paramétrage. Depuis avril 2015, les collaborateurs paie génèrent des DSN test, voire des DSN réelles. Pour ma part, tout mon portefeuille est désormais en DSN (70 dossiers représentant 320 paies). Sur tout le service, nous gérons 3450 paies, correspondant à 400-500 clients. Mais il reste 90% du travail à faire. Motiver les collaborateurs est difficile. Le gouvernement prévoit un report de la généralisation de la DSN [via un amendement au PLFSS pour 2016, adopté en première lecture par l’Assemblée nationale, ndlr] mais en attente de décret, j’estime que tout doit être finalisé au 31 décembre 2015 [la généralisation était initialement prévue pour le 1 janvier 2016, ndlr].

Avec la DSN, les évènements relatifs aux salariés devront être déclarés au fil de l’eau (sauf pour les cas des indemnités journalières subrogées, transmises en même temps que la DSN mensuelle) alors qu’aujourd’hui vous n’intervenez qu’une fois par mois au moment de la paie. Cela va-t-il alourdir votre charge de travail ?

Nous aurons nécessairement plus d’échanges avec le client qu’aujourd’hui (en général une fois en fin de mois). Donc notre service sera à flux tendus. Toute la culture de la relation client-gestionnaire paie est à revoir. Plusieurs évènements peuvent en effet se produire en un mois : arrêts maladie, entrées et sorties qui sont fréquentes dans le secteur de la restauration ainsi que dans les régions touristiques où la saisonnalité est importante. Le concept de la DSN – transmettre des données en une fois à plusieurs organismes – est une bonne chose mais les moyens donnés aux cabinets sont faibles. Nous avons besoin de plus de temps pour déclarer.

Les évènements devront en effet être signalés dans les 5 jours après leur survenance. Ce délai n’est donc pas suffisant ?

Ce délai est trop court ! Car au-delà des échanges avec l’entreprise, on peut aussi avoir des contretemps au sein du cabinet : le turnover et l’absentéisme dans les services paie sont assez élevés. D’ailleurs, nous avons mis en place des binômes pour que le collègue soit au courant des dossiers de l’autre. Cela permet de garantir au client la continuité du service paie.

Vous dites que vos interventions seront plus fréquentes. Mais la DSN n’est-elle pas censée réduire le nombre de déclarations sociales ?

 

Avec la DSN, il y aura moins de formalisme dans le sens où on va envoyer un seul fichier aux organismes sociaux. Mais en amont, le formalisme sera plus lourd pour les cabinets, avec l’envoi de données au fil de l’eau. La simplification est pour l’Etat, pas pour les cabinets ! De plus, une autre question se pose : qui prend en compte le coût horaire de la charge de la DSN ?

Quel est ce coût horaire ?

Nous allons passer 900 heures au total sur tous les dossiers. Et ce, pour répondre à une contrainte législative au lieu de faire de la production ! Le gestionnaire paie donne beaucoup de son temps, en faisant des heures supplémentaires pas toujours non rémunérés. On se retrouve face à un problème de charge de travail et de santé au travail. Nous n’avons pas mesuré le coût engendré. Mais de toute façon, nous ne pourrons pas l’impacter sur le client. On ne peut pas facturer le bulletin de paie 8 euros de plus à cause de la mise en place de la DSN.Le client ne l’acceptera pas.

Y a-t-il des différences de mise en oeuvre selon la taille de l’entreprise ?

Non. La seule différence concerne les différentes primes (exceptionnelles, de chantier…) pour lesquelles il faut se demander si elles sont liées à l’activité (car la codification n’est pas la même). La taille de l’entreprise n’est pas un critère significatif : on observe un fort absentéisme (et donc autant d’arrêts maladies) dans certaines petites entreprises, ce qui n’est pas le cas de grandes entreprises mieux structurées. Le secteur d’activité est plus pertinent (mais pas toujours). Les entrées-sorties de salariés sont fréquentes dans les HCR (hôtels cafés restaurants), mais peuvent l’être dans d’autres secteurs : dans des pharmacies, il y avait des mouvements toutes les semaines ! C’est davantage un problème avec le chef d’entreprise ou les collègues.

Vos logiciels de paie sont-ils prêts ?

Chez Fiduest, nous utilisons trois types de logiciels paie. Avec Cador (ACD) et Coala (Sage), la DSN fonctionne très bien ; tout a été mis à jour et nous avons été formés en juin et juillet. Pour Quadratus (Cegid), nous avons la mise à jour depuis seulement une semaine : la documentation est peu claire et la DSN évènementielle semble lourde à générer. Avec le passage à la DSN, il est nécessaire de mettre à jour les fiches salariés, les numéros de sécurité sociale, etc. Pour vérifier ces codifications, cela nécessite aussi de communiquer avec le client de façon continue.

 

Justement, comment réagissent vos clients face à la mise en place de la DSN ?

Nous avons plusieurs types de réactions : les clients qui s’en accommodent, ceux qui considèrent que ce n’est pas leur problème et ceux qui nous demandent ce que cela va leur apporter. On leur répond que ce projet va apporter plus de sécurité et de fluidité dans la transmission des données. Dans le même temps, cela va aussi réduire le travail au noir. En quelque sorte, on devient des agents de la répression de la fraude !

C’est-à-dire ?

On va davantage attirer l’attention de l’administration en lui envoyant un certain nombre d’informations sur les salariés. Par exemple sur les primes de vacances conventionnelles. Aujourd’hui, l’Urssaf constate leur absence de déclaration seulement en cas de contrôle. D’où le risque aussi de voir engager la responsabilité de l’expert-comptable.

Sur quel terrain ?

On risque d’assister à une explosion des mises en cause sur le terrain des cotisations Urssaf. Le client pourra se retourner contre son expert-comptable pour manquement à son devoir de conseil.

Quelles autres difficultés techniques relevez-vous avec la mise en place de la DSN ?

 

 

Avec la DSN, tout va passer par le bulletin de paie. On ne pourra plus agir manuellement. Aujourd’hui, si le net imposable est faux, nous pouvons le corriger dans la DADS ; demain, nous n’aurons plus cette souplesse. Ce formalisme suppose des formations très lourdes pour les collaborateurs. Dans notre cabinet, les gestionnaires paie ont eu une première réunion d’information fin juin et une formation d’une journée début septembre. Ils ont à disposition un répertoire avec toutes les données DSN et nous faisons un point à chaque réunion de service. Cela nécessite aussi de très bons logiciels de paie qui doivent être mis à jour correctement et préalablement testés, sous peine de devoir régulariser et donc d’augmenter la charge de travail. Tout repose sur le gestionnaire paie désormais ! Enfin, l’autre risque avec la DSN est d’aller vers une industrialisation de la paie, donc avec une suppression des postes et des menaces sur l’emploi et les conditions de travail.

 

Propos recueillis par Céline Chapuis

 

Source : Journal Actuel Expert comptable